Аутсорсинг расчета заработной платы: в чем выгода?

ИННА ЧЕРНОВА

Директор Компании “ОТИЗ HR- Комфорт Бизнес"

Качество и своевременность расчетов организации с персоналом а так же ведение кадрового делопроизводства крайне важно: ошибки и задержки в учете и выплатах негативно влияют на лояльность сотрудников, а также могут привести к штрафным санкциям со стороны контролирующих органов, если при проверке будут выявлены нарушения. Вместе с тем бухгалтерия любой компании обычно так загружена текущей работой, связанной с непосредственным заработком бизнеса и расчетами с контрагентами, что учету зарплаты часто не удается уделить достаточное количество ресурсов.

Но это лишь одна из причин того, что сегодня все больше организаций и предпринимателей переходят на аутсорсинг КДП, расчета заработной платы и управления персоналом в целом. На самом деле такое решение имеет и другие значимые преимущества для бизнеса. 

КОМУ ВЫГОДЕН АУТСОРСИНГ РАСЧЕТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ:                                          

Существует расхожее мнение, что аутсорсинг бизнес-процессов 一 это удел зарубежных компаний, не имеющих опыта на локальном рынке, и малого бизнеса, у которого просто нет ресурсов на формирование внутреннего департамента. Однако это вовсе не так: аутсорсинг может быть выгоден любой организации.

Например:

Компании со сложной структурой. Если бизнес имеет сложную организационную структуру, например, с филиалами, дочерними предприятиями или представительствами в разных регионах и странах, аутсорсинг может облегчить и систематизировать расчеты.

Новые предприятия. Недавно созданные компании могут использовать аутсорсинг как способ быстрого и эффективного внедрения системы управления персоналом без необходимости создания и поддержания собственного отдела кадров.

Организации с различными режимами рабочего времени и сложными расчетами зарплаты. Если в компании у персонала много разных графиков, зарплата для них рассчитывается по-разному, у кого-то есть доплаты, надбавки, премии, рассчитываемые по сложным формулам, которые требуют дополнительных настроек в программе 一 штатный бухгалтер не справится с такими задачами без помощи программиста и методолога, а аутсорсинг сможет сделать все необходимые настройки быстро и квалифицированно собственными ресурсами.

Компании с ограниченными ресурсами и малыми штатами внутренних кадров. Аутсорсинг обеспечит такой компании повышение экономической эффективности: передача участка расчета заработной платы на аутсорсинг избавит ее от необходимости нанимать в штат еще одного человека.

Благодаря гибкости подхода и существованию разных видов аутсорсинга, каждая компания может найти самый удачный вариант сотрудничества с подрядчиком. В частности, на аутсорсинг можно передать как полностью все расчетные процессы, так и частично 一 например, поручить аутсорсеру рассчитывать зарплату, рассчитать бюджет по затратам на персонал, организовать обучение, смоделировать систему мотивации и т.д.

КАКИЕ ВЫГОДЫ АУТСОРСИНГ РАСЧЕТА ЗАРПЛАТЫ ПРИНОСИТ БИЗНЕСУ:

Чтобы оценить, насколько аутсорсинг расчета зарплаты будет выгоден для конкретной компании, для начала определим, какие выгоды он способен принести в целом.

 Подрядчик со своей стороны гарантирует качество выполняемых процессов, отсутствие ошибок и накладок в учете, четкое ведение документации, а в редком случае допущения ошибок берет всю ответственность на себя.

Бесперебойная работа участка. Передав управление персоналом на аутсорсинг, руководству компании уже не придется беспокоиться о замене для специалистов отдела по персоналу, если он заболеет или уйдет в отпуск 一 аутсорсеры имеют штат взаимозаменяемых сотрудников, поэтому работа ведется непрерывно.

Экономия. Аутсорсинг позволяет компаниям избежать необходимости содержать внутренний отдел, что значительно экономит ресурсы: персонала, офисное пространство, технологическое оборудование и программное обеспечение и их сопровождение.

Гибкость и масштабируемость. Аутсорсинговые услуги могут быть легко масштабированы в соответствии с ростом бизнеса, обеспечивая гибкость в управлении персоналом. Это позволяет компаниям адаптироваться к изменениям в бизнес-среде, таким как рост или сокращение объемов работы, без значительных изменений во внутренних процессах.

Прозрачность. Аутсорсинговые компании предоставляют клиенту детализированные отчеты, что обеспечивает прозрачность в расчетах и позволяет компаниям лучше контролировать свои финансы.

Снижение налоговых рисков. Аутсорсеры активно отслеживают изменения в законодательстве и налоговых нормах, обеспечивая компании соблюдение всех требований и предотвращая возможные штрафы.

Безопасность данных клиента. Профессиональные аутсорсинговые компании обеспечивают высокий уровень конфиденциальности: защиту от несанкционированного доступа к чувствительной информации, утечек данных и других угроз. Например, система информационной безопасности Unicon Outsourcing сертифицирована по высочайшему стандарту ISO/IEC 27001:2022.

 Это универсальные выгоды, но для разных организаций решающими могут быть свои факторы. Например, для компаний с сезонным бизнесом, ежегодно набирающих и распускающих временный персонал, самым убедительным преимуществом будет гибкость услуг аутсорсинга.

В целом, передача дел по управлению персоналом на аутсорсинг может стать выгодной практически для любой компании. Привлечение к работе ответственного и надежного подрядчика не только уменьшает административную нагрузку на руководство и внутренних сотрудников, позволяя им сосредотачиваться на стратегических задачах и функциях, но и снижает финансовые, налоговые и репутационные риски компании.